关于做好2021年度档案归档工作的通知

作者:    文章来源:    发布时间:2021-04-12     浏览量:

各二级学院、各部门:

    按照《高等学校档案管理办法》要求,现就做好我校 2021年度档案归档工作通知如下:

一、归档范围

    归档范围为本单位2020年度产生的各类重要文件资料和2020年度以前未按时归档的档案。为方便各归档单位收集整理文件资料,档案室参照《安康学院各类档案归档范围和保管期限表》,编制了《安康学院各二级单位归档材料清单》(附件1),请各二级单位按照清单进行档案收集归档。

二、归档程序

按照《安康学院文件材料立卷归档程序与要求》(附件2)进行归档,具体程序如下:

1.资料收集、立卷

兼职档案人员对照《安康学院各二级单位归档材料清单》,收集、整理本部门文件材料,文件材料齐全、规范后进行分类立卷。

2.送审和编目

案卷初步组成后,档案室工作人员对案卷进行检查、调整、纠正。兼职档案人员根据指导意见对案卷进一步完善,符合要求后进行档案编目,并在档案管理系统中录入档案目录,要求录入内容、顺序与纸质版完全一致。

3.验收与移交

档案室工作人员对档案材料进行现场验收,交接双方认真核对无误后,进行档案移交。档案移交后,移交单位兼职档案人员和分管档案工作负责人在系统生成的移交目录上签字并加盖部门公章,档案室接收人员核实后签字,由档案室留存备查。

三、归档移交时间

1.二级学院档案移交时间

移交截止时间

移交单位

联系人

4月23日

数学与统计学院

张莹洁

电子与信息工程学院

继续教育学院

4月25日

化学化工学院

文学与传媒学院

4月26日

马克思主义学院

外语学院

体育学院

4月27日

艺术学院

教育学院

经济与管理学院

4月28日

现代农业与生物科技学院

旅游与资源环境学院

医学院

2.职能部门档案移交时间

移交截止时间

移交单位

联系人

4月23日

党委组织部党校

赵苗

党委统战

4月25日

图书馆

赵苗

信息化建设与管理处

4月26日

纪委(监察专员办公室)

赵苗

4月27日

招生就业处(校友工作办公室

张莹洁

4月28日

保卫处

赵苗

张莹洁

团委

国际合作与交流处

4月29日

发展规划处

赵苗

计划财务处

4月30日

后勤保障处

5月6日

工会

5月7日

党委宣传部

5月8日

学生工作部(学生处)

张莹洁

5月10日

人事处

赵苗

科研处(学科办、学报编辑部

5月11日

党政办公室

5月12日

审计处

5月13日

国有资产管理处

5月14日

教务处

5月17日

基本建设处

赵苗

张莹洁

四、归档要求

1.各单位要明确分管档案工作领导和兼职档案人员。分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的督促指导和审核把关,兼职档案员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.凡产生的文件材料涉及多个单位的,由主办单位负责归档,相关单位协助提供材料。

3.重要请示类文件材料如已答复,须附上相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。

4.归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。

5.归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、漏项。

6.归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物。(毕业生合影照片以班级为单位收集整理,照片背面打印注明对应人像的教师、学生姓名;公务摄影应刻录光盘移交,并保持光盘内照片信息与卷内目录一致。)

五、档案移交地点与联系方式

移交地点:图书馆二楼东学校综合档案室

联系电话:3291131

附件:1.安康学院各二级单位归档材料清单

2.安康学院文件材料立卷归档程序与要求

 

党政办公室

2021年4月12日

 

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