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开展档案馆手机短信服务探讨
2016-04-11 08:36  

作者:宁现伟

 

伴随着手机网络及其软硬件的发展,手机的应用也更加广泛和多样化。其中短信服务的出现,迅速催生了一系列基于手机短信的信息服务项目,如:手机报、天气预报等。笔者认为,作为传统信息服务机构的档案馆,利用手机短信这个新的信息平台来延伸自己的服务,为用户提供更实时更方便的信息服务,也是非常必要和有意义的。

手机短信服务的优点

实时性:通过手机获取信息的及时性是其他传统媒体无法比拟的,用户定制的短信服务信息,可以通过移动通讯网络以最小的信息时滞发送到用户手机上,十分方便快捷。档案馆可以通过短信告知用户最新公布的档案和编研成果、近期展览或者文化讲座,突出自己的服务特色。

简易性:一方面是手机操作简单,用户不需要其他设备,只要有手机就可以进行短信收发;另一方面是手机携带容易,人们可以24小时将其带在身边,被称为“影子”媒体。

自主性:手机的出现,使得人们可以参与到信息传播过程中,手机用户的自主性和参与度得到大大提高。用户可以根据个人需要和喜好定制不同的服务项目,并有随时随地取消定制的权利。对于大多数短信服务,用户都有自我定制或者取消定制的权力。

经济性:一方面是手机短信服务的经济性,目前,发送点对点短信0.1/条,接收短信免费。对于短信包月用户来说,价格更加低廉。另一方面是手机上网功能的实现和智能手机的普及,使得人们可以随时随地通过网络浏览、邮件、短信等方式获取最新资讯,并且涵盖文字、图片、音视频等多种形式,集视听说于一体,人们获取信息愈加容易,就愈显经济。

可存储性:手机短信可以长期被保存在手机或者短消息服务中心上,当遇到用户手机占线、无信号、关机等情况,信息无法发送时,短消息服务中心会保存该信息,一旦用户开机或重返服务区时,全球移动通讯系统会及时通知短消息服务中心重发,用户可以立即受到短信息。手机短信的可存储性也在一定程度上保障了其可靠性。

开展档案馆手机短信服务的可行性

手机移动通信技术。短信业务发展大致经历两个阶段:以移动运营商(如中国移动、中国联通)短信服务中心(SMSC)为信息服务提供者的时期;互联网ICP/ISP提供短信服务的内容,移动运营商的SMSC作为短信服务中转交换接口时期。后一阶段是短信业务急剧发展时期,从技术来讲,已经相当成熟。

用户。目前我国拥有数量庞大的手机用户群,这为图书馆和档案馆开展手机短信服务提供了良好的条件和巨大的空间。同时,移动增值业务中,移动短信业务的高渗透率,也为图书馆和档案馆开展手机短信服务奠定了良好的用户基础。

档案馆自身的网络服务系统。21世纪是传统档案馆与数字档案馆并存、互补、共同发展的时代,档案馆短信服务的开展也必须以档案馆网络系统为基础和依托。我国23个省、5个自治区、4个直辖市和2个特别行政区都开通了自己的档案信息网站,发达城市和地区档案信息网站的建设已经处于较高水平,除了基本的展示性功能以外,服务性功能越来越得到充分的发挥;除了能够提供基本的检索性服务,还能够提供网上咨询交流、特色馆藏多媒体展示、网上课堂、网上办公、信息公告更新等深层次信息服务。档案信息网站的用户群正在逐步增加,发达地区的固定用户群也基本形成,所以,无论是从档案馆自身网络服务系统来讲,还是从其用户来讲,在我国发达地区开展档案馆短信服务的条件都已经基本具备。

档案馆手机短信服务的功能

1.档案馆手机短信服务功能的理论分析

档案馆手机短信服务的功能可以分为内部服务功能和外部服务功能,内部服务功能是相对于档案馆自身管理以及档案馆与各文件形成机构的业务联系而言,可以利用移动平台及时发布内部通知(如档案干部培训通知,档案人员职称评审通知等),远程办公和远程业务(如广东档案信息网的广东省重点项目建设单位业务报送系、四川档案网的四川省现行文件中心在线管理系统、河南档案信息网的档案远程公务和档案登记备案、辽宁档案信息网的职称评审系统和论文申报系统等),档案馆网上办公系统与手机短信服务的结合,使二者的功能都得到了最大程度的发挥;外部服务功能是相对于档案馆的利用者而言,但是相对于高校图书馆读者的集中和固定,档案馆的服务对象则具有广泛性和分散性。因此,手机档案馆可以针对不同需求的用户群采取差异化的服务策略,以获得良好的利用效果和社会效益。

2.档案馆手机短信服务功能的实证分析—基于省级档案信息网站的调研

根据对我国33个省级档案信息网站(台湾除外)的调查,其中河北省档案网站正在建设中、山西省档案网站正在改版中,二者均未能打开,尚不列入此次调查范围内。61%的省级档案信息网站开展了预约查档服务;90%的省级档案信息网站都有网上展览,但形式上差异较大,最普遍的是静态的图片展,有条件的地区则开展了音视频等多媒体形式的展示(如天津档案信息网开设了3D网上展厅);74%的省级档案信息网站设有登录入口,以办公系统的邮箱登录入口居多,其中48%的省级档案信息网站可以实现网上办公,也有一部分是会员或用户登录入口,只有广东档案信息网明确设立了移动政务和用户登录两个登录入口;68%的省级档案信息网站上设有网上课堂和教育培训等板块,但多是文字通知,只有少数网站能实现网上报名、学习和评定功能;有文化讲座和爱国主义教育基地板块的省级档案信息网站分别只有10%19%,北京、天津和香港特别行政区的档案网站都设立了文化讲座的板块来通知和报道相关信息,设有爱国主义教育基地板块的档案网站则体现出地方特色,如革命老区广西、甘肃等。

虽然我国省级档案信息网站建设和服务开展情况无论是内容、形式还是水平、层次都存在诸多差异,但是以档案馆网络服务系统为基础的手机档案馆短信服务,在北京、天津、上海和广州等发达城市和地区开展的可行性已显而易见。档案馆手机短信外部服务功能的实现可以依托网站自身的优势和特色,针对不同用户群进行重点开发,比如:

针对学生群体开展的短信服务。如上海档案信息网在档案利用一栏特意开设了学生课堂板块,上海市档案馆外滩新馆结合新版上海市中学课本《上海乡土历史》的课程内容,开设了学生课堂专题档案查阅系统。以丰富的馆藏资源为依托,经过初步的归类和整理,为探究历史性课题提供档案资料,便于学生们有针对性地对馆藏档案进行检索和查阅,提高学生学习兴趣及认知能力和动手能力。另外,上海市档案馆外滩新馆还推出了多次学生暑期专题活动,并建立了以档案原始资料为依托,以共建学校参与为主要实体的史料研究工作室,旨在提高学生的团队合作精神和科研交流能力,亦为学生社会实践提供场所。像上海市档案馆可以针对固定的学生群体和各个学校的相关负责人,利用手机短信实现远程的、自动的、及时的信息发布等服务,以更好地体现档案馆的爱国主义教育基地功能和社会服务功能。

针对研究人员开展的短信服务。澳门历史档案馆的任务是收集、整理、保存及提供利用澳门公共机关的档案,并征集从外国档案馆和图书馆复制而来的有关澳门历史的缩微胶卷,以充实馆藏。澳门历史档案馆非常重视为研究提供服务,“打算以规章去推广优质的学术成就及研究”,馆内设有专门的阅览室,为促进学术研究工作的进行,保持安静的环境,阅览室又分为接待区和阅读区。澳门历史档案馆的网站主页的右上角设有读者登录入口,没有读者证的可以申请读者证。一般的申请过程都需要用户的邮箱和手机号(浙江档案信息网对于新用户的注册还有相关服务协议的规定),这样有助于档案馆更好地服务用户,也为档案馆手机短信服务的开展奠定了良好的基础。此外,贵州省的档案信息网站从其名字—— 贵州档案方志信息网,就可以看出其馆藏特色,其网站内有贵州省地方志全文数据库。像这样的档案馆可以与网上登录查询服务相结合,针对特定的研究型用户开展短信服务,以弥补邮箱服务即时性上的缺陷。

针对普通大众开展的短信服务。有登录入口等会员制的档案馆可以针对会员采取短信服务,进行预约查档、预约调卷、定题查档等相关咨询的反馈渠道之一,以更好地服务大众。另外,北京档案信息网开设京城讲坛,讲座预告主要在档案信息网的首页的公告看板上有显示,传播渠道比较单一,如果档案馆开展短信服务则可以起到巨大的宣传效果。

档案馆开展短信服务除了作为发布通知、预告和预约服务的反馈渠道等,还可以开展像历史上的今天和其他生活小提示这样的固定信息作为补充和丰富,真正体现出公共服务的性质,提高社会认知度和影响力。

手机档案馆存在的问题

短信技术的先天不足。信息长度受限,信息长度不得超过140个字节,在业务量较高时,可能会因短信息中心的处理能力有限及无线信道的阻塞而影响及时传送和业务失败情况。

公益性与收费的冲突。档案馆的服务是无偿提供的,但由于手机平台的搭建必须依赖电信运营商的网络,手机服务平台在提供服务时不能做到像其他服务一样免费。不过,在推动社会主义文化大发展大繁荣的背景下,图书馆和档案馆等公共文化机构可以与电信部门加强合作,通过双方的沟通和交流探索出一条经济效益和社会效益双赢的路子。

手机平台与图书馆和档案馆网络系统的连接。由于图书馆、档案馆手机平台多数是由第三方开发,存在着对馆内业务不熟悉等诸多不利。而图书馆、档案馆所使用的自动化系统又因版权、保密等原因不可能完全开发,手机服务平台的一些功能在这种不透明状态下是很难实现。但随着相关技术的不断成熟,图书馆、档案馆的手机网络一体化系统必然出现,手机平台与网络系统的连接问题便可迎刃而解。

 

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