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论我国档案鉴定工作之“销毁鉴定”
2015-12-21 15:53  

 

马伏秋

(山东大学历史文化学院 济南 250100

 

档案学通讯  2015年第4

[摘要]我国档案鉴定理论研究与实际工作严重脱节,档案鉴定工作缺乏科学、具体的理论指导。针对这一情况,笔者从分析档案鉴定相关概念的内涵出发,结合国内外档案鉴定工作实践,提出解决我国档案鉴定问题的关键在于彻底废除档案鉴定工作3个阶段中的“销毁鉴定”之主张,以求教于档案界同仁。

[关键词]档案鉴定 档案价值 销毁鉴定

 

纵观 20 世纪国际档案界,理论上的重大突破几乎都是在档案鉴定领域。从 1901 年德国迈斯奈尔的“年龄鉴定论”,2030 年代波兰卡林斯基的“职能鉴定论”,几乎与卡林斯基同时期提出理论的英国希拉里·詹金逊的“行政官员决定论”,到美国谢伦伯格的“双重价值鉴定论”,以及其后继者提出的“利用决定论”,再到德国布姆斯的“社会分析与职能鉴定论”美国塞穆尔斯的“文献战略”和加拿大特里·库克的“宏观鉴定战略”……鉴定问题成为档案界研究的热点。我国也有自己的档案鉴定理论,例如陈兆祦、和宝荣提出的“档案鉴定相对价值理论”,以及根据我国档案室鉴定工作形成的“本位原则”等。分析这些鉴定理论,我们不难发现,这些理论相互之间都是具有一定程度的排他性的。例如“,行政官员决定论”认为档案人员不能参与档案鉴定工作,这样会玷污档案作为原始证据的神圣性;而“双重价值理论”却是主张档案人员参与档案鉴定工作的,并且认为只有档案人员和相关专业人员参与到档案鉴定工作中,档案的“第二价值”才有可能被充分显现出来。选择、总结适合本国国情的档案鉴定理论指导档案鉴定工作是必须的。然而,我国档案界对于档案鉴定概念、档案价值评定、档案鉴定准则等基础问题的认知莫衷一是,甚至有人陷入了档案价值“不可知论”的泥潭中。面对我国档案鉴定实际工作严重滞后,既定的鉴定工作指导思想与原则过于笼统,不利于实际操作,鉴定机制和法律法规很不完善等现状,如何在档案鉴定理论研究的“百家争鸣”中寻求最大限度的统一,短时期内填补我国档案鉴定工作的历史“欠账”,使我国档案鉴定工作走上科学、健康的发展道路,已成为档案界迫切需要解决的问题。

笔者通过分析与档案鉴定相关的基本概念,结合档案鉴定工作的特点和历史使命,以及国内外档案鉴定工作现状,提出解决中国档案鉴定问题的关键在于彻底废除档案鉴定工作三个阶段中的“销毁鉴定”。只要废除了档案的“销毁鉴定”,档案鉴定工作中的诸多难题才会迎刃而解。

1 关于档案鉴定相关概念的内涵分析

1.1 关于“档案”的内涵

何为档案鉴定?要解决这个问题,首先要弄明白,在我国档案理论研究中对于“档案”是怎样定义的。

现行的档案学基础教材《档案学概论》(第二版)[1]对“档案”的定义是:档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。《概论》中还说:档案(主要是档案的内容) 是一种信息资源则是不争的事实……从逻辑上讲,“档案信息”与“信息”是种概念与属概念的关系。[2]那么,我国档案界主流思想对于档案的定义好像与鉴定并没有什么关系,“档案是人类社会的一种重要信息资源”,[3]只要信息是在实践活动中直接形成的,具有清晰、确定的原始记录作用,我们就可以把这种信息叫做档案。

然而,到了档案鉴定理论研究领域,“档案”的概念似乎就没有那么简单了。有学者认为:没有鉴定就没有档案。[42003 年第 5 期《档案学通讯》杂志收录的《为未来选择历史———论档案价值与鉴定原理》[5]一文认为:档案是档案工作者的劳动产品,不是社会各项活动的副产品……文件只有经过鉴定和整理后,才具有档案的意义……鉴定成为文件与档案的分水岭。文章强调:档案是为某种目的有意识制作的系统知识和有关联性的历史产品……文件本身是无意识的存在,档案是有意识劳动过程的结果。并且,该文对“档案”给出了一个定义:档案是人们在社会活动中形成或得到,并经过鉴定、整理的文献记录。根据中国知网数据库的统计,这篇文章引证文献 13 篇,二级引证文献 37 篇,影响因子较大。与这篇文章相对,1996 年第 2 期《中国档案》杂志收录的名为《同中之异 异中之同———中西文件归档与档案鉴定比较研究》[6]一文介绍了西班牙的档案鉴定工作,西班牙“认为文件就是档案,故在西班牙凡职能活动中产生的文件,一经正式形成或收到就算档案……这是种‘一体化’的管理体制。”对于西班牙的这种情况,文章的态度是:笔者认为这种模式……可能具有更强的生命力。而且,对于文件和档案的关系,文章认为在我国:只有文书处理程序完毕仍然具有保存价值的文件才能变成档案……现行文件与档案,以‘归档’为中界线。但是,文章又说:我国当前实际上已把许多现行期尚未结束的文件概括在档案之中了(比如《宪法》……)。那么,能否干脆扩大档案概念外延,把现行文件名正言顺地概括进来呢?这两篇文章所代表的观点分歧在于文件何时成为档案,是在鉴定之后,还是“归档”之后,甚至是从文件形成之日起文件即是档案?笔者认为,一切理论的认知都来源于实践,只有这个定义符合实际工作的需要,才是科学的。“档案”的定义应该来源于档案工作实践,并且能够推动档案工作的发展;这个定义不是一成不变的,它伴随着档案工作的日益科学而逐渐完善。随着社会发展进程的推进,文件的种类日渐繁多。除去政府机关的文件,还有各种类型的企业文件、私人书信、手稿等,它们中很大一部分还没有经过鉴定,甚至不会经过鉴定;没有归档,甚至不会被归档。但是,我们不能认为这些就都不是档案,它们具有清晰的、确定的信息内容,具有原始记录性这个档案的本质属性,甚至政府机关的现行文件在被归档和归档鉴定之前,在一些特殊条件下,如被法庭出具作为证据使用时等,被称为档案是不会引起异议的。对于档案管理工作来讲,如今“文档一体化”管理的思想逐渐深入人心,得到理论界的普遍认可。而且伴随着海量新媒体文件的产生,“前端控制”等把档案管理工作前推至文件形成之时甚至是文件形成之前的观点应运而生,还刻意去定义文件与档案的“分水岭”到底在哪个环节点已经变得没有太大的意义。我们可以认为:凡是具有清晰的、确定的、具有原始记录性的,在实践活动中直接形成的固化信息就可以称之为档案,并不一定要经过鉴定或者归档这样专业上的工作环节“洗礼”,才能够“转化”为档案。可以说这些固化信息本身就是档案,具有档案的本质属性,具有档案的价值,无论是第一价值,还是第二价值。[7

1.2 关于“档案鉴定”的内涵

为档案鉴定下定义,需要知道档案鉴定的内容、鉴定的目的和鉴定区别于其他业务环节的特点。

档案鉴定应该包括什么内容,是理论研究争论的问题之一。现行教材——《档案管理学》(第三版)只在第二章阐述了“档案价值鉴定”,除此,便无关于档案鉴定的内容。[81984 年韩玉梅等翻译的《苏联档案工作理论与实践》一书中提到,“确定文件的完整程度”,“以保证全宗成分的完整”。[9]《中国档案》2005 年的文章《档案鉴定工作内容、原则、标准与方法———档案鉴定工作及其改革(之二)》[10]中认为:档案鉴定工作的内容已绝非文件档案价值划分所能涵盖的,至少有以下几项:制发文件,做出部署……档案质量鉴定……文件档案价值的鉴定。并且说明,档案质量鉴定包括:完整性鉴定、原始性鉴定、真实性鉴定、准确性鉴定、档案载体与字迹鉴定。

然而,同“档案”定义在档案鉴定理论领域众说纷纭一样,关于档案鉴定的内容争鸣也是同样激烈的。例如:2006 年《档案管理》连续 5 期连载了某学者的档案鉴定系列论文,在此系列论文的系列四[11]中,对于完整性鉴定,文章认为:事实上,完整性鉴定……只是理想的愿望,很难成为档案鉴定的实际内容;对于原始性鉴定,文章认为:既然档案的鉴定对象是档案,档案又具有原始性,那么何来的对档案进行“原始性鉴定”呢?对于真实性鉴定,文章认为:对档案真实性的判定……超出了档案人员的能力,也超出了档案工作的范围……应该是历史研究的范畴;对于准确性鉴定,文章认为:对档案进行准确性鉴定的前提是其档案可能都是不准确的,或者有部分是不准确的,档案鉴定人员凭什么就怀疑那些档案的准确性呢?文章最后说:档案鉴定——鉴定什么?主要是鉴定档案的价值。

那么,档案鉴定的内容到底应该包括哪些?笔者认为,要梳清这个问题,首先要弄明白一个前提,那就是档案鉴定是档案管理的一部分,不论是档案管理中的一个普通的业务环节,还是有学者提出的其是档案管理工作的核心。[12]档案管理工作主要是由档案人员来做,档案人员的工作对象是档案,或者说是档案工作,档案人员可以就档案或档案管理问题向国家提出有关档案政策与机制方面的建议,可以在参与档案编纂的时候,和历史学家“共处一室”,就单份档案记载内容的真实性与否谈谈看法等,但这些并不是档案人员的主体工作。档案人员的主体工作是在国家现行体制内,把档案收集来,整理好,管理好,以便向国家和社会提供利用和保存历史记忆,这也同时可以作为档案鉴定的目的。

明确了这个前提,我们再来探讨档案鉴定工作应该包括什么内容。我国的档案鉴定工作分三个阶段实施:归档鉴定,档案室鉴定和档案馆鉴定。其中,归档鉴定是整个档案鉴定工作的基础,在档案鉴定三个阶段中处于最重要的阶段。理论上,文件在这个时候会面临一次“生死存亡”,机关文书部门或业务部门掌握着文件的存毁大权,哪些文件该归档,哪些文件该销毁,该归档的文件应该保存多少年份都由他们决定。此后,档案室移交档案馆之前的鉴定和在档案馆定期进行的鉴定只是对这次鉴定的小修小补,不会进行大的变动。而那些被销毁的档案,如果档案室鉴定人员或者档案馆鉴定人员认为其不应该被销毁,也已经“无力回天”。

谢伦伯格认为档案具有第一价值和第二价值的理论在中国档案界是得到较大认可程度的。档案不仅对形成机关有价值,而且对其他机关和个人利用者也具有价值。档案的第一价值体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值;第二价值包括证据价值和情报价值。值得一提的是,20 世纪 80年代以来国际档案界的“社会档案观”对中国档案界影响日深,档案是属于人民、为人民服务的,档案要为人民提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。

显而易见,中国档案鉴定程序中最重要的一环——归档鉴定是不可能在鉴定过程中做到周全档案的两个价值的,是不可能兼顾到档案的“集体记忆”或者说“社会记忆”意义的。原因有三:

第一,机关文书人员、业务人员作为一个机关内部的行政工作人员,难免会出于机关利益而刻意剔除、销毁甚至是编造于己不利或者是有利的文件,这也是英国詹金逊的“行政官员决定论”饱受非议的主要原因所在;

第二,机关文书、业务人员不具备评判档案价值的眼光。评判一份档案的价值,需要渊博的学识、高屋建瓴的思想,需要有深厚的历史文化积淀等。作为普通的机关文书、业务人员是难以具备这样的素质的。

第三,机关文书、业务人员毕竟是机关行政人员,档案意识较低,缺乏档案人员所要求具有的历史使命感。

既然归档鉴定工作不能科学有效地留存档案的价值,笔者认为:归档鉴定环节应该只能决定文件的“生”以及“如何生”,而不能有权利决定文件的“死”。也就是说,归档鉴定的工作应该只是把文件归档立卷,而不应包括决定文件的存毁这项内容。

关于档案价值的判定标准问题是国际档案界研究的热点,百年以来,争论不休。我国档案界对此问题的讨论也是持续升温。张斌撰文认为:档案价值鉴定作为一种认识,不是通过一次就可以完成的,档案价值鉴定要经过从实践——认识——再实践——再认识的不断发展过程……这种认识也要经受“时间”的考验和“实践”的洗礼。[13]对于这个观点,笔者是认可的。档案价值不是“不可知”的,它需要经过一个螺旋上升的认知过程。但是,我们必须看到并且承认的是,一份在当时被判定为没有保存价值而销毁的档案,极有可能会随着人们认知能力的提高,被证明它其实是有价值的,甚至是有极大价值的,那么,这个时候,档案人员应该怎么办?答案是回天乏术。

无论是归档鉴定,档案室鉴定,还是档案馆鉴定笔者认为,档案鉴定人员都无权拥有对档案的销毁大权。鉴定人员可以依据当时的认知能力对档案进行分级鉴定,将档案分为一级档案、二级档案、三级档案等。“档案分级鉴定是一项新的鉴定工作,在我国还没有制定出具体的档案等级鉴定标准,因此在实际的分级鉴定工作中,大部分档案工作者都是摸着石头过河,试图寻找并建立一套分级鉴定标准体系,从而使分级鉴定工作有章可循。”[14]档案被分级后,经过一段时间可以根据人们认知能力的提升对先前档案的分级情况进行调整,而且档案馆应当定期做好开放档案鉴定工作。哪些档案到规定时间需要提供利用,在进馆时就要标注好,以便到期进行开放鉴定后对公众开放。但是,无论在何种情况下,档案都不能被销毁。销毁档案不同于档案管理工作的其他行为,不合理了可以纠正,它是具有不可逆性的。

如前文所述,档案人员的职责是管理档案,档案人员不是历史学家,对于单份档案是“真件”还是“伪件”,档案中记录的内容是否真实、准确,档案人员是不必越俎代庖的。“档案是社会生活中最真实可靠的原始记录”,“档案只要其自身存在就没有‘假’的,而都是‘真’的,‘假’的也是‘真’的。”[15]那么,也就是说,档案鉴定不应该包括准确性、真实性、原始性等鉴定。

至于完整性鉴定,诚如刘东斌所说:档案人员……不可能做到对……文件材料是否齐全了如指掌,他既没有能力也没有时间去对……档案做完整性鉴定,也就是说完整性鉴定根本不具备可操作性。[16]更何况如今档案文件海量增长,对每一全宗进行完整性鉴定是不切实际的。

综上所述,笔者认为:档案鉴定包括三个阶段:归档鉴定、档案室鉴定和档案馆鉴定。归档鉴定是机关文书、业务部门把机关文件归档立卷的过程;档案室鉴定是鉴定人员把档案按照价值大小分级以及确定档案开放年份的过程;档案馆鉴定是鉴定人员定期调整档案分级并进行开放档案开放前再鉴定的过程。在这其中,档案分级的标准是来源于档案保管期限表,或者可以称作档案保管分级表。档案鉴定的目的是为了使档案能够更好地为国家、社会所利用,能够较为科学地保存历史记忆。

2 信息时代的档案鉴定工作

信息时代,电子文件日益增多。电子文件不同于传统的纸质文件,它具有信息内容和载体可分离的特征。法国哈罗尔德·瑙格勒在 1984 年提出电子文件双重鉴定思想,认为对电子文件的鉴定,不仅包括文件内容价值鉴定,还必须包括技术鉴定。但是,不能不说,对于档案人员而言,对电子文件做技术鉴定是不符合实际的。技术鉴定工作牵涉到计算机专业领域,档案人员能做的,是表达出自己对电子文件的技术要求,和计算机领域的人员进行跨界交流,使得他们可以开发出适合电子文件检索、利用和保管的技术。

那么,电子文件的价值鉴定工作与纸质文件的价值鉴定工作有什么不同呢?

有学者认为,电子文件的出现,“增加了这项工作(鉴定工作)的复杂性和难度”。[17]但在笔者看来,电子文件不仅不会给档案鉴定工作带来更大的挑战,而且还可能会向档案管理工作提供一个更加科学化、系统化的改革契机,有利于档案管理工作的进一步发展,也必然有利于档案鉴定工作的开展。

“文档一体化”管理的思想已经问世几十年了,然而,由于历史传统和客观上的各种原因,“文档一体化”一直进程缓慢。随着电子文件的出现,信息变得可以流动而且易变动,面对这一情况,管理电子文件包括鉴定电子文件不能等到文件形成之后,而应该转向形成之时甚至形成之前,这就在无形之中促成了“文件档案一体化管理”局面的出现。随着电子文件在文件比例中的扩大,“文档一体化”的趋势将不可阻挡,对电子文件的“一体化”管理,必然也会推动传统纸质档案的“一体化”。

对于电子文件鉴定工作,国际上普遍公认以“宏观鉴定论”作指导理论。“宏观鉴定论”不采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准,而是改用更加宏观且相对抽象的“文件形成机关的社会职能”标准。[18]也就是说,“宏观鉴定论”使鉴定脱离了文件的内容,以文件形成者的宏观职能为鉴定依据。这样,鉴定者无需苦恼于不能精准预测档案价值,也不用把自己陷入审阅档案内容的庞杂工作中,在鉴定时只用宏观的眼光审视文件形成者及其职能的社会分工就可以了。这样一来,档案鉴定工作就变得程序化、客观化了,在档案鉴定工作中就不需要人为的主观判定了。所以,在电子文件时代,鉴定工作由计算机程序代为操作是完全可行的。

笔者在前文中提出档案鉴定工作应该不包括销毁档案,这必然会导致档案数量增多。由于我国对电子档案的存储实行“双套制”,纸质档案在很长一段时期内,甚至是永远都不会被电子文件完全取代。那么如何解决纸质档案和电子档案数量与存储空间、存储费用之间的矛盾呢?

笔者承认这个问题是档案鉴定理论界关注的热点问题之一。但是,它的确是一个“伪论题”,原因有三:

第一,对于一个国家、一个民族来说,保存档案是义不容辞的责任。档案作为宝贵财富,“应该多积累多保存一些,这就像图书馆、情报部门、博物馆保存图书、资料、文物一样,越丰富越好。”[19]但凡是一个国家,就不可能连自己的档案都保存不了。这种情况只在理论中被虚构出来,现实中是不会遇到的。这就比如一个家庭,不可能连放自己家庭档案的空间都没有。一个家庭存放档案的空间和消耗的财力对这个家庭的财政支出来说,是微乎其微的。

第二,随着社会的进步,管理手段的创新,存储能力会越来越强。大量电子文件存储耗费更多的是虚拟空间,并不是物理空间,而虚拟空间的容积是无限的。

第三,国家和社会不会是一帆风顺的,分久必合,合久必分。有和平就会有战争,我们是处在和平年代,但并不代表我们的子子孙孙也都会处于和平年代。战争年代战火纷飞,人的性命尚且不能够保全,更不用说档案了。每发生一次战争,档案都会面临一次浩劫,我们现在多为国家和民族留存一些档案,势必泽被万年。

注释:

1][2][3][15][18 冯惠玲,张辑哲.档案学概论(第二版)[M].北京:中国人民大学出版社,2006:6111110282.

4][5 王岚. 为未来选择历史——论档案价值与鉴定原理[J.档案学通讯,20035:42-46.

6 何嘉荪. 同中之异 异中之同——中西文件归档与档案鉴定比较研究[J.中国档案,19962:36-38.

7 谢伦伯格.现代档案——原则与技术[M.北京:档案出版社,1983:154-155.

8 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学(第三版)[M.北京:中国人民大学出版社,200832-63.

9][10 刘国能. 档案鉴定工作内容、原则、标准与方法——档案鉴定工作及其改革(之二)[J.中国档案,20059:32-34.

11][16 刘东斌.档案鉴定——鉴定什么——档案鉴定基本问题思考之四[J.档案管理,20065:17-22.

12]陈鸣耀,汤国民.正确定位档案鉴定工作——谈如何破解档案鉴定难[J.中国档案,20076:33-35.

13]张斌.关于档案价值鉴定的理论与实践(七)——鉴定活动论:鉴定标准与价值判断[J.档案学通讯,20021):22-26.

14]赵彦昌,周婷.馆藏档案分级鉴定研究[J.辽宁大学学报,20095):67.

17]刘越男.关于档案价值鉴定的理论与实践(五)——对电子文件鉴定问题的思考[J.档案学通讯,20015):35-38.

19]马仁杰.关于档案价值鉴定的若干问题[J.安徽大学学报(哲学社会科学版),19974:73-77.

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